1 de julio de 2012

Proceso y vinculados desde la gestión

El día 26 de junio de 2012 pasado realicé un "Taller de introducción a las herramientas gestión", a cargo de los Ingenieros Francisco Peucelle y Julieta Uzcundum, en la Escuela Judicial del Poder Judicial del Chubut. Del teórico extraje estas pastillas conceptuales para reflexionar, que se complementan con anteriores notas del blog ((ver)). 

Concepto de proceso:
El proceso es el conjunto de distintas actividades que interactúan para transformar elementos de entrada (conflictos) en resultados (sentencias).
El proceso permite:
Estandarizar el trabajo ((ver)) en pos de tres objetivos:
  • simplificación,
  • unificación,
  • especificación.
¿Por qué estandarizar los procesos?
  • elimina la variabilidad de los procesos y de resultados,
  • mejora la efectividad y la calidad del trabajo,
  • conforma una base para el diagnóstico y prevención de errores, así como la detección de oportunidades de mejora,
  • ayuda a mantener los procesos en el tiempo y transmitir el conocimiento,
  • aporta flexibilidad para realizar cambios en los procesos.

Mapeo del proceso:
A través de una herramienta gráfica se puede simplificar la realidad para:
  • describir el flujo de información,
  • mostrar entradas, salidas y tareas del proceso,
  • evidenciar los roles o funciones,
  • indicar acciones y decisiones a lo largo de la cadena del proceso,
  • mostrar las interrelaciones y la interdependencia de los procesos.
Beneficios del mapeo:
  • visión global
  • ayuda a simplificar actividades y estandarizar el proceso,
  • permite identificar los procesos que se quiere documentar,
  • permite utilizar el proceso actual para detectar mejoras y cuellos de botella,
  • evidencia procesos transversales a áreas y organizaciones.
Cuello de botella:
Es la actividad o proceso dentro de un flujo de procesos, cuya capacidad de trabajo es menor que el resto, y limita el rendimiento de todo o parte del flujo de información ((ver)).
Para optimizar la capacidad de salida del proceso se debe concentrar todos los esfuerzos en trabajar el cuello de botella ((ver)). Para ello se debe:
  1. identificar los cuellos de botella (dinámica de fluidos o efecto Venturi)((ver)),
  2. medir el impacto sobre la cadena del proceso,
  3. utilizar la herramienta adecuada para solucionarlos.
Por ejemplo, crear múltiples secretarias para asistir a un juez unipersonal produce un efecto cuello de botella.

Indicadores de proceso:
Permiten medir objetivamente distintos aspectos del proceso:
eficacia: capacidad para alcanzar los resultados planificados.
eficiencia: capacidad para optimizar los recursos en la obtención de tales resultados.
efectividad: capacidad para obtener esos resultados esperados por medio de empleo y uso racional de los recursos disponibles (materiales, dinero, tiempo, personas).
La relación 3e que debe procurarse en todo proceso es:
eficaz + eficiente = efectivo ((ver))
Los indicadores de procesos son herramientas esenciales para:
  • identificar áreas de mejora,
  • fijar objetivos y medir resultados,
  • elaborar e implementar planes de acción efectivos,
  • alertar sobre desvíos de puntos críticos del proceso,
  • detectar si se cumple con las necesidades y requerimientos de las partes intervinientes en el proceso,
  • analizar los procesos a lo largo del tiempo.

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